Jet Hopster, als redacteur betrokken bij de totstandkoming van het boek ‘Business aikido’, interviewde auteur Peter Hoogeveen over ‘het waarom’ en het schrijfproces en vroeg hem om tips voor ondernemers die ook een boek willen schrijven.

1. Waarom wilde je een boek schrijven?

Ik meende een bijzonder en delenswaardig verhaal te hebben waarvan ik (toen ik begon) al 8 jaar de praktische waarde in het bedrijfsleven zag. Er was naar mijn idee geen goed Nederlands boek over en geen praktisch Engelstalig boek. Daarbij voelde ik de behoefte om vanuit alles dat ik had verzameld mijn eigen verhaal op papier te zetten.

2. Hoe lang ben je bezig geweest met het schrijven?

Ik heb eerst in twee jaar tijd een paar grove versies geschreven. Daarbij ben ik voor mijzelf op zoek geweest naar de juiste flow en locatie om in te werken. Toen ik die eenmaal had heb ik 8 maanden gestructureerd aan het boek gewerkt.

3. Hoe organiseerde je dat naast je onderneming?

Ik had een kantoortje waar ik in alle rust kon werken. Tussendoor deed ik wat opdrachten waarmee ik geld verdiende. Maar eerlijk is eerlijk: ik heb in die periode veel minder omzet gemaakt. De toch wat naar binnen gekeerde energie van het schrijven vond ik lastig te combineren met de naar buiten gerichte energie die nodig is voor marketing.

4. Wat vond je tegenvallen bij het schrijven?

Ik heb voor mijzelf de lat hoog gelegd en wilde echt een gedegen verhaal schrijven en ook nog eens puntig. Mijn eerdere versies waren vaak te wollig. Soms kwam ik tot de conclusie dat ik het gewoon niet kon opschrijven omdat ik op een specifiek punt niet goed genoeg wist hoe het nu werkelijk zat. Dat was dan de trigger voor nader onderzoek. Die moeite heb ik genomen maar dat maakte wel dat ik een aantal maanden langer bezig was dan ik had bedacht.

5. Viel er ook iets mee?

Jazeker. Eenmaal de juiste plek gevonden (een kantoortje in het toch wat saaie Leusden) maakte ik echt meters. De rust zorgde ervoor dat er momenten waren dat elementen op hun plek vielen. Bijvoorbeeld mijn business aikido routekaart of speelveld. Daarin komt het hele verhaal samen in slechts 3 vragen. Die had ik anders niet snel kunnen bedenken. Verder is de hulp van mijn uitgever en redacteur fijn geweest. Wat in de laatste fase heel fijn was is de bevestiging (van Jet :)) van mijn conceptteksten. Kleine opmerkingen als ‘dit leest fijn’ en ‘een opmerking als deze geeft verbinding tussen tekstblokken’. Op een gegeven moment zag ik dat zelf niet meer.

6. Hoe heb je een uitgever gevonden?

Via een klant. Die tipte mij op NUBIZ. Dat contact was gelijk goed. Eigenlijk is de eerste uitgever die ik benaderde dus degene geworden die mijn boek heeft uitgegeven. Daarnaast heb ik nog wel wat andere uitgevers benaderd waarvan er een alleen al op de titel ‘aikido’ geen interesse had. Een ander gaf aan het te concurrerend te vinden met een eerder uitgegeven boek over ‘aikido en business’ en een derde vroeg mij om een manuscript in hardcopy aan te leveren. Dat heb ik maar gelaten omdat ik een goed gevoel had bij NUBIZ.

7. Wat vond je prettig aan het werken met een uitgever?

Het vakmanschap, het geduld (waarvan ik soms te weinig heb), het meedenken met zowel het boek als mijn business en ook de constructief-kritische opstelling. Ik voelde dat het boek daar beter van ging worden. Mijn aanvankelijke gevoel is intussen bevestigd. NUBIZ heeft er een prachtig boek van gemaakt.

8. Wat heeft het boek je opgeleverd?

Een eervolle shortlistnominatie voor Managementboek van het jaar 2019. Daar heb ik het boek niet voor geschreven maar dit is een hele fijne waardering. Natuurlijk benut ik dat in mijn marketing. Het levert mij ook opdrachten op, ook uit netwerken waar ik verder niet in zit. Daarnaast hele toffe reacties van mensen die ik niet ken die aangeven heel blij te zijn met het boek. Dat is bijzonder. Eeuwige roem, blije mensen en meer opdrachten dus. Bovendien is een boek een prachtig ‘visitekaartje’ , een waardevol naslagwerk en iets om trots op te zijn. Ik heb een steen verlegd ;).

9. Heb je een advies voor ondernemers die een boek willen schrijven?

Ik volgde eerst een aantal (gratis) webinars. Daaruit leerde ik om mijn onderwerp af te bakenen qua inhoud en doelgroep. Dat hielp om in de juiste taal en toon te schrijven. Zoek een ruimte waar je fijn (en lang) kunt werken. Ik heb een keer een week een huisje gehuurd. Dat was veel te duur en te kort, dat zou ik dus laten. Verder is het essentieel om schrijfblokken in je agenda te plannen. Geen afleiding: zitten en schrijven. Ik heb veel geleerd, met vallen en opstaan. Een volgende keer zou ik vooraf een keer met een schrijfcoach sparren over een aanpak. Jazeker, er pruttelen wat gedachten over een volgend boek. Wordt vervolgd!

Bekijk ook de website van Jet [red.]

Het boek ‘Business aikido’ inbladeren of bestellen? Click hier

Ontspannen en onder het genot van kop koffie zit ik in mijn favoriete grandcafé te lezen over de week van de werkstress 2015: 40% van de Nederlanders ervaart meer stress dan een jaar geleden. 1 op de 7 heeft er last van. Vorig jaar was dit nog 1 op de 8. Opnieuw voert werkstress de lijst van beroepsziekten aan en dit fenomeen kost onze samenleving jaarlijks zo’n 4 miljard euro, alleen het bedrijfsleven 800 miljoen. Eén overspannen werknemer is gemiddeld 180 dagen uit de running en kost een bedrijf zo’n 45.000 euro, exclusief eventuele kosten voor vervanging. Dit liegt er niet om en toch raakt het mij niet echt. Deze cijfers zijn te groot, te algemeen en te ver van mijn bed. Ik kijk naar buiten en overpeins mijn eigen ervaringen hieromtrent.

Stressopbouw in 3 fasen

Regelmatig werk ik met groepen rondom thema’s als presteren onder drukomgaan met veranderingen en evenwichtig leiderschap. Stress komt daarin terug als o.a. oorzaak van verkramping in ons lijf, ons hoofd en dus ook in ons functioneren. Wij ervaren onmacht, reageren hierop door harder te werken en de paradox is dat wij daardoor juist minder bereiken. Om inzicht te geven in de manier waarop wij stress opbouwen schets ik dan een eenvoudige fasering die veel herkenning oproept.

Fase 1: Kracht: deze eerste fase is die van gezond functioneren. Inspanning en ontspanning zijn hier met elkaar in evenwicht. Dit is duurzaam. 

Fase 2: Kracht zetten: wanneer er meer van ons wordt gevraagd dan dat wij van nature aankunnen dan komen wij in deze tweede fase terecht. Kracht zetten heeft weliswaar effect waarbij opgemerkt dat wij voor een klein beetje extra resultaat onevenredig veel meer kracht moeten zetten. Wij raken uit ons evenwicht, ervaren stress en wanneer deze fase te lang duurt kan dit schadelijk zijn.

Fase 3: Kracht verliezen: duurt fase 2 te lang dan komen wij in de derde fase terecht waarbij wij een grens hebben overschreden. We ervaren krachtverlies en alles lijkt verkeerd te gaan. Ons lijf maakt gebruik van haar vetorecht, vaak met uitval als gevolg. Deze situatie kent alleen maar verliezers.

Herkenning

Op de eerste plaats is het zaak om te herkennen in welke fase wij verkeren. Fasen 2 en 3 zijn onze overlevingsmodus. Deze kenmerkt zich doordat wij alleen maar kunnen reageren (fight- or flight respons), vooral gericht zijn op de problemen die wij ervaren, redeneren vanuit schaarste en geen oog hebben voor onze omgeving of voor kansen die zich aandienen. We worden geleefd.

Dit in tegenstelling tot fase 1 waarin wij de ruimte ervaren om zelf te kiezen hoe wij met situaties om willen gaan. Wij zien oplossingen, redeneren vanuit overvloed en staan in volledig contact met onze omgeving. Natuurlijk hebben wij niet alles in de hand maar in deze staat van zijn kunnen wij daarmee comfortabel zijn.

Duurzaam en gezond functioneren doen wij dus in fase 1. Maar ja, dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan.

Systeemdruk

Werkstress is inherent aan ons maatschappelijke systeem. Onze economische gedrevenheid en het accent hierbij op resultaten behalen heeft ons welvaartgebracht. De keerzijde hiervan is echter dat deze continue en steeds toenemende prestatiedruk knaagt aan ons welzijn. We zijn druk druk druk, streven alsmaar naar beter en we moeten meer realiseren met minder.

Elkaar onder druk zetten

Daarbij komt dat wij in deze dynamiek zijn opgegroeid waarbij wij het normaal vinden om elkaar onder druk te zetten. Vaak doen we dit onbewust. Denk maar aan het elkaar spammen met ongefilterde informatie, te laat en zonder duidelijke vraag, het elkaar bestrijden met argumenten tijdens een vergadering of door als manager nog snel even een spoedklus bij een medewerker te droppen zonder daarbij af te vragen of die het er wel bij kan hebben. We zijn doelgericht, hebben weinig oog voor elkaar en creëren zo onze eigen werkstress.

Stress de baas zijn

De oorzaak kennen is al een belangrijk deel van de oplossing. Volgens onderzoeken zijn een gebrek aan autonomie, lange werkdagen met een hoge werkdruk en het ontbreken van sociale steun de belangrijkste werkstressveroorzakers. Wat wij praktisch kunnen doen om stress eenvoudig te reduceren is te vangen in twee worden: bewustzijn en aandacht.

Bewustzijn

Wat het systeem ons ook dicteert, wij kunnen te allen tijde als eerste stap voor onszelf bepalen in welke fase wij ons bevinden. Vervolgens kunnen wij, indien in fase 1, bewust registeren hoe een gezonde balans voelt zodat wij, wanneer er onbalans ontstaat, dit snel herkennen en hierop actie kunnen ondernemen. Indien in fase 2 dan kunnen wij onze grenzen aangeven, de onbalans die wij ervaren bespreekbaar maken en samen naar oplossingen zoeken. In de derde fase kunnen wij hulp zoeken. Met iedere bewuste actie vergroten wij ons gevoel van autonomie. Wij nemen dan letterlijk het roer in handen en dat is handelen vanuit kracht. Bewust handelen is mindful handelen. Het geeft ontspanning.

Aandacht

Door aandachtig met anderen om te gaan voorkomen wij dat wij hen onbewust onder druk zetten. Meestal vraagt het niet meer dan een moment van oogcontact tot maximaal twee minuten om volledig aan te haken op die ander. Die voelt zich daardoor gezien en zal niet snel weerstand vertonen. Daarbij laat het stellen van een vraag, in plaats van het geven van een opdracht, die ander de ruimte om aan te geven of hij of zij er wel of geen werk bij kan hebben. Respectvol, wat letterlijk betekent; de ander opnieuw (re) zien (spect). In iedere situatie opnieuw. Zo spreken wij de positieve energie in elkaar aan. Aandacht is energie.

Van ver van mijn bed … naar heel dichtbij

Mijn onderzoek naar stress doe ik op de mat. In mijn geval aikido, een krijgskunst die is ontstaan vanuit de zwaardkunst van de samoerai uit het feodale Japan. Een aanval met een zwaard is extreem stressvol. Hierop reageren met kracht maakt dat ik volledig vast loop in een krachtmeting met mijn aanvaller. Dit is voor beiden een frustrerende ervaring. Lukt het mij echter om in diezelfde situatie ontspannen te blijven dan ben ik vrij, ervaar de ruimte om mijn eigen actie te kiezen en kan het contact met de ander moeiteloos doseren. Het meest bijzondere is echter dat de behoefte om mijn aanvaller uit te schakelen weg valt net als bij mijn aanvaller de behoefte om mij aan te vallen. De stress is volledig opgelost, ik ben aandachtig met mijn aanvaller omgegaan en we zijn beiden gegroeid in onze ontmoeting.

Startpunt

Zo’n verschil kunnen wij nooit realiseren door een vooraf bedacht resultaat centraal te stellen. De werkelijkheid ontvouwt zich namelijk nooit zoals wij die bedenken. Het gaat om een zo optimaal mogelijk startpunt; bewust, autonoom en met aandacht voor elkaar.

Ik probeer mij voor te stellen wat er zou gebeuren als wij zo met elkaar om zouden gaan in bedrijven en organisaties en trakteer mijzelf op nog een kop koffie.

Tegenstanders? Jazeker, want er wordt wat afgevochten in onze westerse zakenwereld. Zelfs binnen bedrijven en organisaties. Gelukkig niet in fysieke zin maar des te meer met woorden en gedrag. Zo praten wij over concurrenten verslaan, een argumentenstrijd voeren en posities innemen, bijvoorbeeld bij een reorganisatie. ‘Hoezo eenheid?’ denk ik dan als aikidopractitioner, wetend dat met iedere verdeeldheid krachtverlies gepaard gaat. Een vermogen aan energie, tijd en geld verspillen wij zo door de manier waarop wij met elkaar omgaan. Wat misschien nog wel zorgwekkender is; wij zijn dit normaal gaan vinden …

Herkennen

Kijk om je heen en je ziet het gebeuren: politiek spel, tactisch bewegen, juist niet bewegen of de subtielere variant; ‘ja’ zeggen en ‘nee’ doen. Strategieën om zaken naar onze hand te zetten. Doelgericht als wij zijn geworden en met een workload die te groot is voor de ons beschikbare tijd duwen wij onze standpunten naar voren in de hoop zo ruimte en instemming te creëren. Daarbij zijn we ongemerkt al harder gaan praten en ervaren wij tegenargumenten, vaak waardevolle feedback, als hinderlijk. Tegenstanders! We zijn zo met onszelf bezig dat wij nauwelijks nog oog hebben voor wat er bij de ander gebeurt.

De andere kant zal op iedere vorm van duwen of trekken, fysiek of mentaal, reageren met weerstand. Dit is een wet. In het voorbeeld zoals hierboven omschreven hebben we dus weerstand veroorzaakt door, zonder echte aandacht voor de ander, ons punt er door te willen duwen. Aangenomen dat die ander niet ons belang en onze urgentie deelt zal de mate van commitment laag zijn. Geen volmondig ‘ja!’ dus en waarschijnlijker een ‘ja, ja’ (in de Achterhoek betekent dit ‘nee!’). Zelfs al vind je dit nog geen echte tegenstanders, het zijn zeker nog geen medestanders. Het effect blijkt vaak pas veel later. Ik heb heel vaak meegemaakt dat resultaten uitbleven en dat partijen elkaar dan verwijtend aankeken. Tijdverlies, teleurstelling en verdeeldheid. Het kan zo makkelijk anders.

Een voorbeeld

Een aantal jaren geleden ging ik zelf grandioos de mist in. Ik was als HR manager speciaal naar kantoor gekomen voor een kort, maar voor mij belangrijk overleg met een bestuurder. Hij zou die week daarna afwezig zijn. Op het moment dat ik hem enigszins gehaast zie binnen komen val ik met de deur in huis. Hij reageert op mij. Ik reageer weer op hem en hij vervolgens weer op mij. Na een minuut of 10 is ons gesprek afgelopen zonder het door mij beoogde resultaat. Pas wanneer hij mijn kamer heeft verlaten besef ik mij wat ik heb gedaan … en wat ik heb nagelaten.

Anderhalve week later zoek ik hem op in zijn kantoor. Ik vraag hem geïnteresseerd naar zijn vakantie en laat hem zijn verhaal doen. Als hij klaar is met vertellen vraagt hij als vanzelf naar mijn week. In alle openheid deel ik mijn ervaring van ons vorige gesprek en we kunnen er samen om lachen. Op dit moment is het al gebeurt! Ik heb mijn medestander ingeschakeld. In alle rust bespreek ik mijn punt en komen we tot een gezamenlijk besluit.

Eénheid

Een van de geheimen die aikido tot een effectieve krijgskunst maken is het ‘één worden’ met de aanvaller, ook wel includeren of blenden genoemd. Naast de ander gaan staan, zo samen een eenheid vormen door eerst oprecht aandacht geven aan de richting die de ander aangeeft. Het is een keuze die wij vooraf maken. Alleen door onze positie te veranderen van tegenover naar naast de ander, creëren wij een totaal ander vertrekpunt. De ander zal zich door ons gezien en gehoord voelen en de weerstand lost daarmee op. In bedrijven werkt het precies zo.

Zo eenvoudig? Op een principieel niveau wel ja. De praktijk is echter niet zo gemakkelijk. Wat ons hierbij vooral in de weg staat is onze eigen automatische piloot. Die stuurt onze triggers aan die ons in een oogwenk terugzetten in onze vecht- of vluchtmodus. Het goede nieuws is dat wij onze aangeleerde patronen kunnen overschrijven. Dat vraagt bewust en veel oefenen maar het is de moeite meer dan waard!

Reset your mind

De mindset van waaruit wij naar zaken kijken bepaalt ons handelen, al ons handelen, direct vanaf het begin. Wanneer wij denken in termen van tegenstanders dan ontmoeten wij tegenstanders. Onbewust dragen we dit uit in ons gedrag. Andersom werkt het ook. Wanneer wij besluiten om eerst naast de ander te gaan staan dan krijgt de voedingsbodem voor een eventuele strijd geen kans. Ineens is er dan ruimte. En die tegenstander? Niet gezien maar in plaats daarvan wel een medestander ontmoet.

Slechts 2 minuten

‘Ja maar .. dat kost zoveel tijd’ krijg ik wel eens terug tijdens mijn trainingen. In de meeste gevallen gaat het om maximaal 2 minuten aan tijd en ik durf te stellen dat dit de beste tijdinvestering is die wij op dit moment in organisaties kunnen doen als het gaat om effectief samenwerken. Doen dus! Het volgende structuurtje kan je helpen:

In 5 stappen

  1. Set your mind: wees bereid de ander oprecht te ontmoeten.
  2. Nodig de ander uit om zijn of haar verhaal te vertellen (let op: nee is een optie!).
  3. Beweeg mee: luister geïnteresseerd naar de ander en laat hem of haar helemaal uitpraten.
  4. Geef nu pas richting door jouw verhaal te vertellen en wees bereid de waardevolle inzichten uit het verhaal van de ander daarin mee te wegen.
  5. Laat elkaar zorgvuldig los: ongeacht of je het met elkaar eens bent geworden, zorg voor een respectvolle afronding. Dat kan eenvoudig door de ander te bedanken voor zijn of haar verhaal.

Benieuwd naar je ervaringen. Deel ze hieronder. Succes!